Personal Administrativo

 

 Puesto 

Funciones

Jefa Administrativa

Bach. Fanny Lobo Chinchilla

Tel. 2511-5906

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Encargada de dar soporte administrativo en:

  • Personal a cargo.

  • Autorización de vacaciones.

  • Trámite de nombramientos, incapacidades y permisos. (informe)

  • Elaboración, ejecución y control de presupuesto.

  • Cargas académicas.

  • Suministros.

  • Fondo de trabajo

  • Empresa auxiliar

  • Activos Fijos

Secretaria de la Dirección

Yanet Rojas Vásquez

Tel. 2511-6458

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Encargada de dar soporte administrativo en:

  • Recibir, registrar y distribuir correspondencia que ingresa a la Escuela.

  • Preparar y remitir la correspondencia que se debe enviar y llevar el control correspondiente.

  • Atención al público en general, evacuar consultas y trasladar a quien corresponda.

  • Atender y tramitar solicitudes de programas de cursos de la Unidad Académica.

  • Entregar, recibir y llevar el control del equipo audiovisual de la Escuela de Antropología.

  • Encargada del préstamo de las cuatro salas de la Escuela.

  • Encargada de llevar la agenda de la persona que ocupe la dirección de la Unidad Académica.

  • Solicitar y confirmar citas y reuniones de la dirección de la Escuela.

  • Encargada del control del archivo de la Escuela y expedientes del personal docente y administrativo.

  • Convocar a personal docente, estudiantes a reuniones, asambleas de escuela, de facultad, plebiscitaria, Consejo de Rectoría, etc.

  • Redactar, digitar y tramitar tareas solicitadas por la dirección de la escuela o la jefatura administrativa, relativa a permisos con o sin goce de salario, informes, cartas, entre otras.

  • Evacuar consultas relacionadas a trámites administrativos a estudiantes, docentes y público en general de forma personal, telefónica y correo electrónico.

  • Preparar la documentación necesaria de las Asambleas de Escuela,  elaborar la convocatoria, entregar contra firma la convocatoria y documentos correspondientes.

  • Asistir a las Asambleas de Escuela para llevar el control de asistencia de los miembros, archivar y encargada de resguardar y llevar el control del respaldo de audio y físico de la Asamblea y reuniones de la unidad académica.

  • Brindar apoyo logístico  en actividades de la Escuela de la dirección de la escuela (anuncios de la ODI), buscar espacios como auditorios o aulas para la actividad y proceder con las convocatorias por escrito, correo y llamadas telefónicas.

  • Recepción, revisión y trámite relacionado con las defensas de Trabajos Finales de Graduación.

  • Digitar y archivar actas de comisiones especiales (Ad-hoc, mixtas) integradas por la dirección.

  • Tramitar la correspondencia con los acuerdos referente a las comisiones especiales (Ad-hoc, mixtas) integrada por la dirección a instancias correspondientes y proceder a dar seguimiento según corresponda.

  • Elaboración de informes y todos los trámites  correspondientes a permisos con y sin goce de salario del personal docente y administrativo.

  • Gestionar trámites ante la Vicerrectoría de Vida Estudiantil cuando los estudiantes requieran apoyo económico para participar en actividades fuera del país.

Secretaria de Asuntos Estudiantiles

Claudia Areas Rueda

Tel.2511-6431

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Encargado de dar soporte administrativo en:

  • Recibir, registrar y distribuir correspondencia que ingresa a la Escuela en caso que no se encuentre la persona encargada.

  • Evacuar consultas relacionadas con trámites estudiantiles a estudiantes, docentes y público en general de forma personal, telefónica y correo electrónico.

  • Coordinar la entrega de actas de notas con los docentes, digitar, enviar, publicar y dar seguimiento administrativo.

  • Imprimir y llevar control de los programas de los cursos que se imparten en la Unidad Académica.

  • Digitar las designaciones de horas  asistente y llevar su respectivo control e informe.

  • Encargado de proceder con el trámite de apertura y cierre de cursos de la Unidad Académica ante la Oficina de Registro, así como el envío de esta asignación de cursos al Decanato.

  • Recepción de documentos para trámites de graduación de bachillerato y licenciatura, elaboración del estudio de expediente en coordinación con la Comisión de Curriculum, Credenciales y Reconocimientos; así como la elaboración y trámite de nóminas de graduación.

  • Encargado del archivo y actualización de los expedientes estudiantiles.

  • Realizar trámites de matrícula en el SAE así como brindar soporte a la Comisión de Evaluación, Orientación y Matricula de la Unidad Académica.

  • Recepción y trámite de inclusiones y exclusiones en coordinación con la Comisión de Evaluación, Orientación y Matricula de la Unidad Académica.

  • Recepción y trámite administrativo de interrupciones de estudio y reincorporaciones en coordinación con la Comisión de Evaluación, Orientación y Matricula de la Unidad Académica.

  • Realizar los trámites de convalidaciones de cursos en el SAE.

  • Verificar de acuerdo a la normativa institucional, los diversos procedimientos en cuanto a asuntos estudiantiles.

  • Publicar, recibir y tramitar los formularios de reingreso a carrera.

  • Trámite de modificaciones de expediente.

  • Coordinar el proceso de “aulas” para exámenes finales.

  • Apoyar en Asambleas de Escuela cuando así se requiera.

  • Apoyar en labores de la dirección, cuando la dirección o jefatura administrativa así lo requiera.

Secretaria de Comisiones

María del Rocío Aguilar Amey

Tel. 2511-4646

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Encargado de dar soporte administrativo en:

  • Comisión de Trabajos Finales de Graduación.

  • Comisión de Docencia.

  • Comisión de Investigación y Acción Social.

  • Comisión de Evolución.

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